Coworking: i tool che co-llaborano

Mai sentito parlare di coworking? La condivisione dell’ufficio sembra la soluzione perfetta per i freelance e gli startupper… ma anche se hai una sede fissa, perché non sperimentare una nuova sala riunioni? Come trovarla? Ecco qualche suggerimento.

Che cos’è il Coworking?

Di fronte alle domande sviluppate dalla società liquida, il Coworking è un’ottima risposta: in poche parole, è uno stile di vita… lavorativa.

In pratica, si ottiene il coworking quando un ambiente di lavoro, spesso con risorse annesse, viene condiviso da professionisti, che possono essere anche di diversa estrazione.

Perché esiste il Coworking?

I fattori sono molteplici: a causa della crisi, è sempre più difficile potersi permettere l’affitto di un ufficio proprio; d’altro canto, anche quando una sede esiste, può accadere che il team sia dislocato in più luoghi. Inoltre il mercato del lavoro sta diventando sempre più flessibile, per cui può accadere che un professionista si ritrovi a un certo punto della sua vita a essere freelance, munito di ottima professionalità ma senza un luogo dove ricevere i clienti o dove incontrare i collaboratori. Per non parlare delle startup: esse, per loro natura “partono” da zero e la maggior parte del lavoro si svolge in modo tecnologico su multipli device. Quindi una sede propria non è la prima cosa in cui poter investire risorse.

A tutte queste esigenze il coworking risponde efficacemente: condividendo gli spazi, abbattimento dei costi dell’affitto, spostarsi liberamente senza essere troppo vincolati e allo stesso tempo creare una comunità dove riconoscersi, collaborare e scambiare idee. Perché no, potrebbe essere anche una soluzione per i giorni di smartworking, nel caso in cui un lavoratore non riesca a concentrarsi a casa; sono sempre di più, inoltre, le aziende che per stemperare il clima di tensione preferiscono convocare riunioni fuori dalla sede ufficiale.

Capita spesso inoltre che questi spazi siano forniti di tecnologie d’avanguardia come stampanti 3D, condivisibili anch’esse dai vari professionisti che singolarmente non avrebbero le risorse per comprarle.

Coworking facile… ma anche no!

Stando così le cose, sembrerebbe tutto fantastico… ma siamo proprio sicuri che trovare il coworking “giusto” per il tuo team sia così semplice? Per non parlare dell’organizzazione interna del luogo, che, non dimentichiamolo, va CONDIVISO; quindi ci vuole poco perché si presentino tutte le problematiche in genere tipiche di appartamento universitario... Sì, ci può essere anche il coworker che ti infastidisce chiacchierando mentre tu stai cercando di sviluppare un progetto importantissimo.

Quindi? Come fare?

Gli strumenti per coworkers

Ecco alcuni strumenti online per coworkers, che rispondono a diverse esigenze: ma la lista è ancora to be continued….

Trovare gli spazi di coworking

• Coworking for: Il problema dello spazio spesso non è solo di chi lo deve trovare… ma anche di chi ne ha in più e lo vuole offrire! Perciò questa app si propone di creare match fra domanda e offerta, anche se lo spazio serve solo per poche ore. Si può prenotare dando come garanzia la propria carta di credito, e disdire entro 24 ore prima del check in. Viceversa, chi deve mettere l’annuncio può farlo gratuitamente inserendo foto, descrizione e indirizzo.

• Se sei un esterofilo e i tuoi orizzonti di coworking si estendono al di fuori dell’Italia… non c’è problema: esistono tantissime app per trovare spazi in qualunque parte del mondo. Eccone solo alcune: Coworking in town, permette di scegliere le migliori postazioni, votate dagli utenti; Work Hard Anywhere, segnala i migliori spazi più vicini alla tua posizione; per coloro che non riescono a lavorare bene senza un buon caffè, c’è Coffices: si tratta di una community in cui i professionisti possono condividere la posizione di caffetterie e bar che offrono un ottimo habitat per il lavoro online, come corrente, wifi e…. il miglior caffè!

Gestire gli spazi di coworking

• Nadine project è uno strumento open source che aiuta a gestire iscrizioni dei membri, prenotazioni, pagamenti e fatture: un aiuto a 360°, insomma.
• Skedda, invece, è unicamente per le prenotazioni degli spazi: fino a 10 spazi è gratuito, e vi possono avvenire un numero illimitato di prenotazioni da un numero illimitato di utenti.

Gestire il team e i rapporti con i compagni di coworking

• Flow: questo software aiuta ad avere sotto controllo le attività grazie ad una time line precisa. Si possono delegare compiti, assegnare priorità, tenere vicini i compiti correlati.
• Camcard: Con questa app disponibile anche per Blackberry puoi scannerizzare, salvare e scambiare i biglietti da visita di tutti coloro che lavorano con te nel coworking: per quando hai bisogno tu… e per quando c’è un prospect che potrebbe averlo ma ancora non lo sa!

Contro i coworkers fastidiosi

Nope: questa estensione di Chrome è da poco uscita negli USA ed è geniale! Se vuoi evitare di essere coinvolto in una conversazione inutile e che prevedi essere molto lunga, quando devi fare altro, puoi bloccarla sul nascere attivando questa estensione che farà partire automaticamente una chiamata sul tuo cellulare.

Insomma, i coworkers sembrano in una botte di ferro… anche tu ti fai aiutare da app simili? Pensi che potrebbero servire anche in un ufficio normale?