La tecnologia digitale ha modificato radicalmente le abitudini di tutti noi, sia nella sfera privata che in quella lavorativa.
L’aspetto dell’organizzazione delle trasferte e dei viaggi aziendali non è da meno, ovviamente, con supporti efficaci anche per la gestione delle note spese e dei rimborsi.
Ne parliamo nell’articolo, con alcuni consigli pratici che riguardano:
- le trasferte brevi
- i viaggi aziendali internazionali
Come semplificare la gestione delle spese in azienda
La gestione delle spese in azienda, soprattutto quelle relative alle trasferte dei colleghi, rappresenta una delle attività più impegnative per il reparto amministrativo o la segretaria che se ne occupa. Non si tratta solo di raccogliere in diversi momenti del mese le note spese dei collaboratori, ma anche di verificarne la validità, il rispetto delle policy e di contabilizzarle per poi procedere al rimborso.
Ogni impresa, a prescindere dalla dimensione, ha a che fare con i rimborsi spese, più o meno cospicui, che presentano spesso alcune criticità dovute a piccole imprecisioni o dimenticanze che allungano ulteriormente i tempi di gestione, già piuttosto ampi di per sé. Si calcola, infatti, che l’elaborazione dei rimborsi richieda mediamente circa un’ora per ogni collaboratore che le presenta.
Iniziamo da alcuni consigli per ottimizzare la gestione delle spese in azienda, iniziando da quelle per le trasferte brevi.
Trasferte brevi
In molte aziende il dipartimento commerciale è composto spesso da venditori che passano la maggior parte delle loro giornate fuori sede. In alcuni casi si tratta di personale itinerante o distaccato in sedi operative più vicine all'area geografica di competenza. Per questa categoria di collaboratori, spesso, è previsto l’utilizzo di fringe benefit come l’auto aziendale, tuttavia le loro note spese sono dense di richieste di rimborso per i pranzi, sia da soli perché svolti in trasferta che “di rappresentanza”.
Il personale itinerante comprende anche i tecnici chiamati ad eseguire per conto dell’impresa interventi programmati o urgenti presso le sedi dei clienti.
Cosa si può fare per ottimizzare questi processi amministrativi?
Con l’introduzione dei buoni pasto in azienda viene meno la necessità di presentare le ricevute ogni mese per ciò che riguarda le spese dei pasti in trasferta. Per alcuni dei collaboratori citati nel paragrafo precedente, di fatto, queste sono le uniche spese per le quali viene chiesto il rimborso, quindi si tratta di una notevole agevolazione per le procedure amministrative.
Cosa accade con l’introduzione del buono pasto?
In azienda vengono consegnati ogni mese i carnet con i buoni cartacei ai collaboratori che ne hanno diritto. Le spedizioni da parte delle società che li emettono possono arrivare nelle diverse sedi operative, suddivise appunto in blocchetti nominali per ciascun collaboratore.
Ancora più snella ed efficiente è la proposta del buono pasto elettronico, una card personalizzabile in base alle esigenze dell’impresa che viene consegnata e attivata una volta e ricaricata mensilmente attraverso un gestionale semplice e intuitivo.
L’azienda, oltre all'azzeramento delle spese di spedizione e dei tempi per la distribuzione dei blocchetti, ottiene anche importanti vantaggi fiscali. Nel caso dei ticket cartacei, non è prevista alcuna contribuzione o tassazione fino ad un massimo di 4€ al giorno rispetto al valore facciale del buono. Per quanto riguarda i ticket elettronici, invece, la soglia di esenzione sale a 8€ al giorno.
Per un confronto tra formato cartaceo ed elettronico, vai all'articolo dedicato!
Passiamo ora all'impatto del digitale sulle trasferte fuori dal territorio nazionale.
I viaggi aziendali internazionali
Le tecnologie più innovative continuano ad apportare benefici all'operatività quotidiana di molte imprese, anche per quanto riguarda la gestione dei viaggi internazionali. Secondo quanto riportato dal “Nuovo Osservatorio sui Viaggi d’Affari” realizzato dal Centro di Studi Avanzati sul Turismo dell’Università di Bologna, infatti, le performance dei dipartimenti che gestiscono l’organizzazione delle trasferte o le note spese che ne conseguono, subiscono un forte incremento con l’introduzione di policy e sistemi digitali a supporto del viaggio.
Le applicazioni per smartphone sono un esempio evidente dell’impatto della digitalizzazione sul viaggio di lavoro.
Le app che ottimizzano le fasi preliminari delle trasferte
Le piattaforme di prenotazione viaggi possono essere configurate su misura per le aziende, impostando le policy e i massimali di spesa, e semplificano notevolmente i processi di approvazione precedenti la trasferta.
Soprattutto nel caso di viaggi internazionali e intercontinentali, la scelta della classe di viaggio può variare a seconda dei chilometri da percorrere per raggiungere la destinazione.
Anche nella prenotazione della sistemazione alberghiera i sistemi di booking supportano il rispetto delle linee guida aziendali proponendo esclusivamente le tariffe consentite dai massimali.
Le applicazioni per la gestione delle note spese
Esistono numerose app che attraverso la fotocamera del dispositivo mobile permettono di raccogliere i giustificativi e inviare la richiesta di rimborso spese, ad esempio Rydoo.
La gestione amministrativa è resa molto più efficiente e non richiede più l’archiviazione cartacea delle pezze giustificative. È sufficiente configurare il sistema e formare adeguatamente i collaboratori che in trasferta saranno più tranquilli e sicuri di spendere solo gli importi massimi consentiti.
Se lavori nella segreteria o nell'ufficio di amministrazione del personale, saprai bene che la verifica e la contabilizzazione delle note spese è un’attività spesso complessa a causa di imprecisioni e contestazioni. Perché non proporre al titolare o al tuo responsabile una gestione più innovativa, iniziando dal buono pasto?
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