La gestione nota spese rientra tra i compiti assegnati all'ufficio dell’amministrazione del personale o della segreteria operativa. Si tratta di un processo più o meno complesso, a seconda del numero di dipendenti e di trasferte effettuate, che può essere molto semplificato con l’introduzione di alcuni piccoli accorgimenti.
Vediamo quali sono, nell'articolo di oggi.
Gestione nota spese: ottimizzare i processi e il tempo a disposizione
La maggior parte delle aziende - di piccole, medie e grandi dimensioni - prevede le proprie specifiche procedure che regolano la gestione nota spese.
Si tratta di attività che possono richiedere diverse ore ogni mese per verificare, elaborare e contabilizzare i rimborsi. Può capitare anche che si verifichino errori in una delle fasi del processo che comportano ulteriori controlli e un allungamento delle tempistiche di rimborso.
Semplificare le procedure relative alle note spese, dunque, non aiuta esclusivamente a ridurre le probabilità di incorrere in errore, ma può supportare efficacemente il lavoro quotidiano dell’amministrazione del personale.
Come fare? Per prima cosa, occorre partire da una formazione a 360 gradi su processi interni, modalità di compilazione e policy aziendali in materia di trasferte.
Ecco alcune voci da prendere in esame per una corretta analisi:
- i massimali previsti
- la tipologia di spese ammesse
- le tempistiche per presentare la domanda di rimborso
- la documentazione necessaria da allegare
In secondo luogo, affidarsi a processi automatizzati grazie all'integrazione di software gestionali supporta le pratiche interne, dal momento che è possibile impostare degli indicatori di controllo, come i massimali previsti dal regolamento.
A questo punto, per ottimizzare ulteriormente le procedure, è fondamentale comprendere quali servizi rientrino nella domanda e nella relativa gestione nota spese, valutando eventuali soluzioni alternative e altrettanto valide.
Un esempio è la pausa pranzo del personale itinerante, come tecnici e rappresentanti commerciali che trascorrono la propria giornata, in parte o interamente, fuori ufficio.
In questo caso, solitamente la procedura di rimborso tramite nota spese prevede che i collaboratori conservino fatture e scontrini e li alleghino, a cadenza settimanale o mensile, al modulo riepilogativo di rimborso.
Ovviamente, anche l’ufficio amministrativo ha responsabilità ben precise: oltre a esaminare accuratamente i giustificativi analizzando servizi, date e importi, si occupa di contabilizzare la spesa e verificare che la procedura sia stata presentata secondo le disposizioni previste.
È bene ricordare anche l’obbligo di conservazione dei giustificativi di spesa ai fini della richiesta di rimborso.
Semplificare e ottimizzare i tempi necessari per portare a termine i rimborsi è possibile.
L’azienda, infatti, può scegliere di mettere a disposizione dei collaboratori che per ragioni di servizio presentano richieste di rimborso frequenti per la pausa pranzo il buono pasto.
In questo modo, non è necessario prevedere richieste di rimborso o la conservazione degli scontrini.
Per quanto riguarda i buoni pasto cartacei, le attività in capo all'amministrazione si limitano all'ordine dei quantitativi previsti, al monitoraggio del processo di consegna e ricezione dei buoni.
Nel caso dei buoni pasto elettronici, invece, le procedure sono ulteriormente semplificate. Uno dei maggiori vantaggi di questa soluzione è infatti l’eliminazione della fase di distribuzione e monitoraggio della spedizione dei blocchetti cartacei. I buoni elettronici sono caricati in modalità digitale sulle card attive che sono tessere dotate di banda magnetica.
Questa caratteristica, oltre a rendere estremamente pratico l’utilizzo dei buoni da parte dei collaboratori, facilita i processi di accredito da parte dell’azienda. Infatti, il numero dei buoni mensili spettanti al dipendente viene caricato direttamente sulle tessere dei collaboratori.
Inoltre, il tracciamento dei movimenti è accurato e permette di monitorare le transazioni e bloccare la carta, in qualsiasi momento, ad esempio in caso di smarrimento o furto.
Alla luce delle novità previste dalla Legge Fiscale 2020, introdurre i buoni pasto elettronici in azienda è ancora più vantaggioso; infatti, il Decreto Legislativo ha disposto una modifica alle soglie massime di defiscalizzazione per le aziende e i dipendenti che salgono a 8€ per i titoli elettronici e scendono a 4€ per quelli cartacei.
Con l’attivazione di questa soluzione, chi si occupa delle pratiche amministrative avrà tempo da dedicare ad attività strategiche, non dovendo farsi carico della gestione nota spese e dei rimborsi delle pause pranzo dei colleghi.
Oltre a fornire una soluzione concreta per una pausa pranzo di qualità, i buoni pasto rientrano tra i benefit aziendali capaci di incrementare la motivazione dei collaboratori e performance.
Le novità introdotte con la Legge Fiscale 2020 incentivano ulteriormente l’utilizzo di sistemi digitali che semplificano l’operatività e le pratiche interne, anche per la gestione nota spese.
Cosa possono fare le imprese?
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