La segretaria amministrativa non si limita a eseguire compiti operativi, ma ricopre anche funzioni di carattere burocratico, procedurale e strategico. Il ruolo dell’assistente ha assunto ancor più valore nel corso dell’emergenza pandemica, dove si è resa necessaria una gestione efficace delle attività da remoto.
Quali aspetti incideranno in misura maggiore su questa figura nel contesto lavorativo attuale? Scopriamoli in questo articolo.
I consigli per supportare la segretaria amministrativa nella nuova normalità lavorativa
Un assistente amministrativo non si occupa solo di aspetti burocratici e operativi; negli anni, questa figura ha assunto sempre più compiti, fino a coordinare attività legate al funzionamento dell’organizzazione e alla collaborazione tra i dipartimenti.
Oltre a verificare il rispetto di protocolli e procedure, la segretaria svolge un ruolo di supporto nei confronti di alcune funzioni aziendali; un esempio è l’ufficio del Personale che si occupa anche di benessere dei collaboratori e di soluzioni orientate al miglioramento della qualità della vita.
Alla luce dei profondi cambiamenti vissuti dalle aziende nel corso dell’emergenza pandemica, quali sono gli strumenti che rendono l’amministrazione ancora più efficiente?
Offrire all’assistente le migliori soluzioni per portare a termine i propri compiti senza ostacoli è il segreto per cogliere sempre nuove opportunità. Ecco alcune best practice.
La formazione orientata agli obiettivi di business
Alla segretaria amministrativa sono affidati progetti di responsabilità, che richiedono coordinamento e allineamento costante tra i dipartimenti.
Per supportare il raggiungimento degli obiettivi, è fondamentale introdurre strumenti adatti, allineandoli all’evoluzione delle dinamiche interne. È attraverso il percorso di formazione che si realizzano progetti innovativi e si risponde in modo puntuale a nuovi bisogni, cambiamenti e sfide.
Di fronte alla trasformazione dei modelli lavorativi, l’assistente amministrativo non può essere escluso dal cosiddetto lifelong learning; se l’obiettivo è essere una figura di supporto e mediazione tra i dipartimenti, allora è necessario adattarsi al meglio al contesto di riferimento.
La gestione agile dei processi
I mesi complessi di gestione dell’emergenza sanitaria hanno segnato un punto di non ritorno per le aziende; la trasformazione digitale avviata negli ultimi anni ha subito una rapida e inattesa accelerazione, necessaria per rispondere alle esigenze del momento.
In un contesto caratterizzato da forti restrizioni e limitazioni, gli strumenti e i canali digitali si sono rivelati la chiave per supportare il lavoro quotidiano dell’assistente amministrativo, contribuendo anche a generare un circolo virtuoso di soddisfazione e performance.
Senza dubbio, l’esperienza nel settore e la conoscenza delle procedure standard hanno semplificato l’integrazione di nuovi protocolli e direttive.
La situazione protrattasi per diversi mesi ha permesso di raggiungere una certa dimestichezza con le piattaforme per videoconferenze più utilizzate – tra cui Zoom, Meet e Teams.
I software di gestione, i programmi per organizzare i progetti, così come i sistemi di condivisione dei calendari sono entrati a far parte della routine lavorativa. Oggi sarebbe impossibile rinunciare ai sistemi di archiviazione online o alle soluzioni per proteggere l’integrità di documenti e cartelle.
Il contributo al benessere dei collaboratori
Una delle sfide più complesse da gestire in tempo di pandemia e restrizioni è stata l’attivazione di soluzioni orientate al benessere dei dipendenti.
Uno dei compiti della segretaria è contribuire a mantenere un clima lavorativo sano, promuovendo la qualità della vita.
È indispensabile quindi lavorare a stretto contatto con i dipartimenti e i team che si occupano di valutare le soluzioni per rispondere alle esigenze a tutti i livelli, HR su tutti. La collaborazione a distanza - consolidatasi con la diffusione di nuovi modelli lavorativi – supporta i colleghi nello sviluppo di strategie condivise.
Oltre alla necessità di allinearsi rispetto ai progetti, emerge il tema dell’adempimento delle procedure in modalità agile. Affinché la segreteria amministrativa mantenga un ruolo di controllo, contribuendo a scelte strategiche per l’impresa, è indispensabile che disponga delle migliori tecnologie digitali. Solo in questo modo sarà possibile conferire alle procedure una veste semplificata e snella.
In modalità agile, l’attivazione dei fringe benefit aziendali, così come la gestione del servizio, devono essere immediati. Orientare la scelta verso strumenti elettronici e digitali è la soluzione per rispondere alle esigenze dei collaboratori, in contesti ibridi come lo smart working.
Ad esempio, optando per il buono pasto elettronico, l’ufficio amministrativo ha accesso a un portale dal quale procedere al caricamento degli importi.
In questo modo, ai collaboratori è garantita la continuità del servizio, senza che sia necessario recarsi in ufficio per ritirare il blocchetto di tagliandi, come nel caso dei buoni pasto cartacei. Allo stesso modo, l’assistente amministrativo può gestire le procedure in modo telematico e in totale sicurezza.
Tra le iniziative a disposizione delle imprese per generare un circolo virtuoso di benessere, troviamo anche i buoni acquisto che rientrano nei benefit aziendali defiscalizzati fino all’importo massimo di 258,23€ per collaboratore.
Nell’articolo di oggi, abbiamo parlato di come valorizzare il ruolo della segretaria amministrativa, fornendo le soluzioni per adempiere in modo agile a compiti e responsabilità. Sostenendo l’efficienza, anche da remoto, si genera un circolo virtuoso che si riflette sul benessere di tutta l’impresa.
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