I profondi cambiamenti socioeconomici del 2020 hanno riguardato tutti i livelli aziendali. Occupandosi di coordinare diverse attività nell’ambito dell’organizzazione, anche la funzione della segretaria amministrativa si è adattata in modo celere al contesto, cogliendo le opportunità offerte dalle tecnologie digitali.
Nell’articolo di oggi, vedremo come si sia evoluta questa figura e le soluzioni a supporto delle procedure operative.
Evoluzione e nuova normalità della segretaria amministrativa
Il ruolo della segretaria amministrativa non è limitato all’esecuzione di attività operative. Nel tempo, questa figura ha assunto sempre maggiore responsabilità, fino a ricoprire funzioni strategiche e decisionali.
Quali sono gli aspetti che hanno inciso sul ruolo della segreteria? Vediamoli!
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Collegamenti rapidi:
- Le responsabilità dell'assistente amministrativo
- Accesso allo smart working e gestione agile delle attività
- Focus: i servizi di welfare in modalità agile
- Segretaria smart working: come garantire l’efficienza dei progetti
- Gli strumenti a supporto del modello agile
- Il contributo della segretaria da remoto al benessere dei collaboratori
Le responsabilità dell'assistente amministrativo
Un assistente amministrativo è in grado di coordinare aspetti burocratici e procedurali; in particolare:
- collabora con i diversi organi aziendali
- verifica il rispetto dei protocolli
- affianca l’ufficio del Personale
- gestisce le soluzioni a supporto della qualità della vita dei collaboratori
Alla luce dell’importanza di questo ruolo per la gestione delle attività interne e il miglioramento del clima aziendale, è fondamentale che i compiti siano svolti senza impedimenti o criticità.
A seguito dell’emergenza sanitaria, molte imprese hanno risposto con un piano puntuale, definito per assicurare anche l’efficienza delle attività amministrative.
Accesso allo smart working e gestione agile delle attività
Una prima risposta da parte delle aziende alla necessità di tutelare la salute dei collaboratori è arrivata con l’accelerazione di nuovi modelli lavorativi, come lo smart working.
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In primo luogo, la modifica degli spazi di lavoro si è resa necessaria per garantire i dovuti protocolli di sicurezza.
Tuttavia, in molti casi sono emersi presto i vantaggi della collaborazione a distanza, in termini di approccio alle responsabilità, semplificazione delle operazioni, miglioramento del work life balance e della qualità della vita.
Per svolgere in modo autonomo i propri compiti nel contesto della nuova normalità lavorativa, rispettando scadenze e procedure, la segreteria amministrativa ha a disposizione tecnologie digitali che conferiscono una veste snella e smart alla professione.
Un esempio concreto? Le procedure di attivazione e distribuzione dei benefit aziendali ai collaboratori, che hanno un impatto positivo tanto sulla motivazione al lavoro, quanto sulla reputazione dell’impresa.
Queste novità contribuiscono a rendere i servizi di welfare ancora più apprezzati ed efficaci per migliorare la qualità della vita. A seguire, ti proponiamo un focus dedicato alle funzioni di gestione smart delle soluzioni di welfare, perfette per incontrare le esigenze dei dipendenti in ogni contesto.
Focus: Come cambia l’accesso ai servizi di welfare in un contesto di smart working?
L’articolo 20 della Legge 81/2017 specifica come il trattamento economico e normativo della prestazione di lavoro agile non possa essere inferiore a quello complessivamente applicato.
Avere a disposizione strumenti efficienti risulta indispensabile per soddisfare le esigenze, garantendo vicinanza e supporto ai collaboratori in ogni situazione.
Pensiamo ad esempio al buono pasto: il passaggio dal sistema cartaceo a quello digitale può semplificare sia l’attivazione, sia la gestione del servizio da parte dell’ufficio amministrativo.
I responsabili hanno accesso a un portale dedicato, dal quale possono caricare gli importi mensili da mettere a disposizione dei collaboratori. Per quanto riguarda la spedizione delle card nominali, questa avviene una tantum, all’attivazione dei buoni pasto elettronici.
Queste non sono le uniche soluzioni smart per dimostrare vicinanza e apprezzamento ai collaboratori: tra le misure a disposizione delle imprese, capaci di rispondere ai diversi bisogni e incrementare la soddisfazione e le performance, troviamo i buoni acquisto.
Anche in questo caso, la versione digitale semplifica le procedure di attivazione e logistica, che possono essere gestite in modo telematico e in totale sicurezza.
Sapersi orientare nell’utilizzo di piattaforme e sistemi digitali è un presupposto fondamentale per garantire l'efficienza delle procedure interne; la segretaria in smart working deve poter contare su strumenti e meccanismi che rendano le operazioni immediate, senza inficiare il rispetto di obblighi e scadenze.
Per accogliere qualunque sfida – anche la più complessa – la formazione orientata agli obiettivi di business si rivela la strada giusta. Scopri perché, nel prossimo paragrafo.
Segretaria smart working: come garantire l’efficienza dei progetti
Alla segreteria sono affidate molte attività che richiedono uno stretto coordinamento tra colleghi e dipartimenti: per affrontare l’evoluzione delle dinamiche interne senza farsi trovare impreparati, è consigliabile prevedere percorsi di formazione dedicati.
Perché la segretaria da remoto continui a ricoprire il ruolo di supporto e mediazione tra collaboratori, può essere necessario acquisire nuove competenze, per rispondere in modo rapido a bisogni e cambiamenti.
Soprattutto nel contesto attuale, i progetti di lifelong learning diventano la chiave per accogliere la trasformazione dei modelli di business, sempre più orientati a impostazioni ibride.
Ecco, di seguito, alcuni degli strumenti che la segretaria in smart working può impiegare nelle attività di tutti i giorni.
Strumenti a supporto del modello agile
Gran parte del lavoro di segreteria riguarda le attività di front office - ovvero di relazione con altri dipartimenti interni o con figure esterne all’azienda.
La quotidianità di questo ruolo è cambiata in modo piuttosto evidente, anche perché oggi deve fare i conti con nuove misure, direttive e protocolli di sicurezza.
Per rispondere alle necessità delle aziende di mantenere una comunicazione aperta, chiara e trasparente, la digitalizzazione offre strumenti e canali innovativi.
Un esempio sono le piattaforme per videoconferenze, come Zoom, Meet o Teams, con le quali ci siamo abituati ad avere a che fare quasi tutti i giorni e che permettano di registrare le chiamate - funzione utile a chi deve redigere un verbale di riunione - e condividere lo schermo in tempo reale con i colleghi, i clienti o i partner.
Oltre all’utilizzo di programmi per elaborare i dati, può essere utile introdurre dei software di gestione che permettano di organizzare i progetti secondo i principi del modello agile e definire l’ordine delle priorità.
In questo modo, sarà possibile condividere le informazioni in modo rapido con i colleghi e semplificare lo smistamento dei compiti ai rispettivi responsabili.
I sistemi come Google Calendar e Outlook offrono la possibilità di gestire e condividere più calendari, importandoli da computer e gestendoli tramite applicazioni per dispositivi mobili.
Inoltre, i sistemi di archiviazione online possono rivelarsi utili per proteggere l’integrità di documenti e cartelle, in assenza di un server aziendale per il back-up.
Il contributo della segretaria da remoto al benessere dei collaboratori
Abbiamo visto come uno dei compiti più importanti della segreteria amministrativa sia quello di coordinamento del dialogo tra diversi dipartimenti, essenziale anche per migliorare il clima aziendale.
Non dobbiamo dimenticare che la segretaria lavora a stretto contatto sia con i vertici aziendali che con i colleghi di diversi team e si fa spesso portavoce delle esigenze provenienti da diversi livelli organizzativi.
Nell'individuare le situazioni che meritano un’analisi più accurata, assume un ruolo chiave nel superamento delle sfide del futuro, che includono:
- la creazione di luoghi di lavoro ibridi
- la nascita di approcci orientati a una maggior responsabilizzazione
- il raggiungimento dell’autonomia rispetto a progetti e attività
Nell’articolo di oggi, abbiamo parlato della nuova normalità lavorativa della segretaria amministrativa, analizzando gli strumenti digitali a supporto delle attività quotidiane, per garantire l’efficienza.
Tra questi, troviamo le piattaforme per gestire in modo telematico l’attivazione dei benefit aziendali, come i buoni pasto elettronici e i buoni acquisto.
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